Grip op uw zakenreizigers

Auteurs: Val&eacute;rie Ramaekers en Mayke den Teuling, beide werkzaam bij EY Belastingadviseurs LLP, afdeling People Advisory Services te Eindhoven (valerie.ramaekers@nl.ey.com; mayke.den.teuling@nl.ey.com) Zakenreizen blijven onverminderd in trek. Men onderschat echter veelal de administratieve verplichtingen en risico&rsquo;s die ermee samenhangen. Het wordt steeds belangrijker om de potenti&euml;le risico&rsquo;s te beheersen voordat werknemers op zakenreis gaan. Door de introductie van de EU Posted Worker Directive en diverse registratievereisten wordt het bovendien voor organisaties steeds complexer om te voldoen aan de wet- en regelgeving. Dit artikel geeft een uiteenzetting van de aandachtspunten voor zakenreizen en de daarbij behorende risico&rsquo;s betreffende immigratie, arbeidsrecht, payroll/loonbelasting, inkomstenbelasting en sociale zekerheid. Door de globalisering en ondanks een toenemend aantal communicatiemiddelen, blijven zakenreizen in trek. De Nederlandse beroepsbevolking heeft in 2016 maar liefst 8,6 miljoen zakenreizen ondernomen, waarvan circa 55% naar het buitenland en 45% meerdaagse zakenreizen in eigen land (ContinuZakenreisOnderzoek (CZO), 2017). Dat deze zakenreizen ook administratieve verplichtingen en risico&rsquo;s met zich mee kunnen brengen voor zowel werkgever als werknemer wordt vaak vergeten en verdient meer aandacht. De uitdagingen betreffende recente internationale initiatieven en een verhoogde informatie-uitwisseling tussen diverse autoriteiten maken het steeds belangrijker om potenti&euml;le risico&rsquo;s te beheersen voordat uw werknemers op zakenreis gaan. De introductie van de EU Posted Worker Directive en diverse registratievereisten maken het voor organisaties steeds complexer om te voldoen aan de lokale wet en regelgeving &ndash; zelfs als het &lsquo;slechts reizen binnen Europa&rsquo; betreft. Dit artikel geeft een uiteenzetting van de aandachtspunten voor zakenreizen en de daarbij behorende risico&rsquo;s betreffende: Immigratie; Arbeidsrecht (toegespitst op de EU Posted Worker Directive/ Detacheringsrichtlijn); Payroll/loonbelasting; Inkomstenbelasting; Sociale zekerheid. Om te bepalen welke risico&rsquo;s voor u als werkgever dan wel voor uw werknemer van toepassing zijn, is het belangrijk om inzichtelijk te maken naar welke landen de zakenreizen plaatsvinden binnen uw organisatie. De complexiteit van de materie omtrent zakenreizen is met name zo groot, omdat landen geen uniforme wetgeving hebben of een verschillende interpretatie geven aan bijvoorbeeld de EU Posted Worker Directive. Het onderstaande artikel omvat geen landspecifieke risicoanalyse van zakenreizen voor de bovenstaande rechtsgebieden. Dit zou immers leiden tot een heel boekwerk. We trachten in dit artikel enkel een overzicht te bieden van de mogelijke administratieve verplichtingen en risico&rsquo;s op het vlak van deze rechtsgebieden. Ten behoeve van de duidelijkheid schetsen we wel enkele landspecifieke voorbeelden. Immigratie Niet voor alle zakenreizen is een visum of werkvergunning vereist. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan zakenreizen binnen Europa door een werknemer met een Europese nationaliteit. Reizen buiten Europa of naar Europa met een niet-Europese nationaliteit kunnen daarentegen wel immigratieverplichtingen met zich meebrengen. Het is belangrijk om dit voorafgaand aan de zakenreis te analyseren dan wel een immigratieprovider in te schakelen om deze analyse te maken en om u te assisteren om aan de eventuele immigratieverplichtingen te voldoen. In grote lijnen kunnen er twee soorten immigratieverplichtingen voor zakenreizen worden onderscheiden: visa/verblijfs- en werkvergunningen. Een visum/verblijfsvergunning geeft de reiziger het recht om in het land te verblijven en een werkvergunning verleent de werknemer het recht om in het betreffende land te werken. In sommige landen mag een werknemer op zakenreis al bepaalde werkzaamheden (bijvoorbeeld trainingen) verrichten met een verblijfsvergunning, dan wel tijdens de aanvraag voor een werkvergunning. De verplichtingen voor immigratie zijn afhankelijk van verschillende factoren, waaronder: De nationaliteit van de werknemer; De bestemming van de zakenreis; De duur van de zakenreis; De te ondernemen zakelijke activiteiten tijdens de reis. Het is per land verschillend wat de verplichtingen omvatten, zo zijn er verschillende typen visa en werkvergunningen te verkrijgen afhankelijk van het land, de duur en de te ondernemen activiteiten. De potenti&euml;le risico&rsquo;s van het niet op orde hebben van de juiste immigratiedocumenten kunnen groot zijn en verstrekkende gevolgen hebben voor zowel werknemer als werkgever. Voor de werkgever: Boetes; Beperkingen voor het aanvragen van visa/werkvergunningen in de toekomst (ook voor andere werknemers). Voor de werknemer: Toegangsweigering tot het betreffende land; Beperkingen voor toekomstige zakelijke en priv&eacute; reizen naar het desbetreffende land; Vrijheidsberoving: in sommige landen kan de werknemer worden vastgehouden tot de vereiste documenten overlegd kunnen worden. Detacheringsrichtlijn (EU Posted Worker Directive) Ook voor reizen binnen, of naar de EU kan een registratieverplichting voor zakenreizigers gelden (ongeacht of een visum of werkvergunning nodig is), namelijk op basis van de Europese detacheringsrichtlijn. Deze richtlijn is in beginsel opgesteld om de verplichte (minimale) rechten en werkomstandigheden van werknemers die werkzaam zijn in de EU te kunnen waarborgen en &lsquo;sociale dumping&rsquo; tegen te gaan. De detacheringrichtlijn omvat (op hoofdlijnen) de volgende elementen: Tijdige en correcte registratie van de plaats te vinden zakenreizen; Bijhouden van werktijden records; Aanwijzen van een contactpersoon; Het aanvragen van een A1 verklaring; Documentatie verplichting; Vertaling van de vereiste documenten. Per juli 2020 is de hervormde versie van de richtlijn van toepassing, waarbij gelijke beloning en werkomstandigheden voor gedetacheerde werknemers een vereiste worden. In dit artikel zal verder worden ingegaan op de registratie- en documentatieverplichting. De andere verplichtingen worden buiten beschouwing gelaten. Gezien het een richtlijn betreft, dient ieder land de richtlijn in haar nationale wetgeving te implementeren en heeft het land daarbij de vrijheid om, tot op zekere hoogte, een eigen invulling/ interpretatie te geven aan de richtlijn. Het is per land verschillend welke uitzonderingen zijn opgenomen in de lokale implementatie van de richtlijn. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het uitzonderen van bepaalde activiteiten en industrie&euml;n van de werkingssfeer van deze regelgeving, dan wel de werkingssfeer beperken tot reizen binnen de EU en reizen naar de EU vanuit derde landen uitsluiten. Dit bemoeilijkt de naleving van de richtlijn voor organisaties. Het naleven van de verplichtingen volgend uit de detacheringsrichtlijn is een verplichting voor de werkgever in het thuisland. De volgende aspecten zijn van belang om te bepalen of er een registratie-verplichting bestaat: De landencombinatie (thuis- en werkland); Sommige landen, waaronder Oostenrijk, maken een uitzondering voor reizen waarbij de uitzendende organisatie is gevestigd in een niet-EU/EEA land. Reizen vanuit een Europese vestiging naar Oostenrijk hebben in een aanzienlijk aantal gevallen wel een registratie-/documentatieverplichting. De industrie/sector waarin de werkgever actief is; Ter illustratie, Duitsland verplicht registratie alleen voor bepaalde industrie&euml;n waaronder de constructie industrie. De activiteiten die de werknemer in het werkland verricht; Hierbij kan onder andere worden gedacht aan het bijwonen van zakelijke besprekingen, trainingen en deelname aan conferenties. De duur van de reis; Ter illustratie, Spanje maakt een uitzondering wat betreft registratie voor reizen met een duur van minder dan acht dagen. Naast de registratieverplichting geldt er een documentatieverplichting. Dit houdt in dat een aantal documenten overlegd moet kunnen worden in geval van een audit. Ook hier geldt dat de exacte documentatie landspecifiek is, maar in het algemeen dienen de volgende documenten op aanvraag direct beschikbaar te zijn: bewijs van registratie, loonstrook, urenstaat, arbeidsovereenkomst en A1 verklaring. Afhankelijk van het land kan een vertaling van de documenten in de lokale taal vereist zijn. In de praktijk is gebleken dat al veel landen de wetgeving strikt naleven, met boetes en andere sancties tot gevolg. De geldelijke sancties vari&euml;ren van tientallen tot honderdduizenden euro&rsquo;s voor het niet naleven van de regelgeving op de verschillende aspecten en gelden vaak per overtreding (registratie, documentatie etc.). Zwitserland hanteert bijvoorbeeld boetes van 4.450 tot 35.500 euro per overtreding afhankelijk van de ernst van de overtreding. Daarnaast kunnen niet-geldelijke sancties worden opgelegd zoals bijvoorbeeld het stilleggen van de bedrijfsactiviteiten voor een bepaalde duur. In de praktijk zien we dat bedrijven worstelen met hoe ze het naleven van deze regelgeving in hun bedrijfsprocessen kunnen invoeren. Gezien de complexiteit van de detacheringsrichtlijn en de verschillen in de implementatie in de landen hiervan worden soms zogenaamde &lsquo;business rules&rsquo; vastgelegd. Hierbij wordt gekeken naar landen met een hoog volume aan zakenreizen, de mogelijke uitzonderingen in de diverse landen en de mate van controles en het risico op boetes. Op basis van deze factoren bepaalt een bedrijf voor welke landen met voorrang een proces wordt ingericht voor het voldoen aan met name de registratie- en documentatieverplichting. Vaak wordt ook de expertise van een specialist ingeschakeld. Inkomstenbelasting in internationale situaties De verdeling van de heffingsbevoegdheid van onder andere het arbeidsinkomen is in beginsel geregeld in het dubbelbelastingverdrag tussen het fiscale woonland van de zakenreiziger en het bestemmingsland van de zakenreis. Het land waaraan het arbeidsinkomen ter heffing wordt toegewezen, heeft echter fiscale soevereiniteit. Dit betekent dat dit heffingsbevoegde land bepaalt op welke wijze het stuk van het arbeidsinkomen dat relateert aan de zakenreis belast wordt. Op grond van het OESO modelverdrag (conform de meeste belastingverdragen), is de hoofdregel dat het arbeidsinkomen van een werknemer ter belastingheffing is toegewezen aan het woonland. Het arbeidsinkomen dat relateert aan de fysiek in het werkland gewerkte dagen is aan de werkstaat ter belastingheffing toegewezen, indien aan &eacute;&eacute;n of meer van onderstaande voorwaarden is voldaan: De werknemer verblijft gedurende 183 dagen (of meer) per 12 maanden/belastingjaar/kalenderjaar fysiek in het werkland; De werknemer wordt betaald door of namens een werkgever in de werkstaat; De werknemer wordt betaald door of namens een vaste inrichting of vaste vertegenwoordiger van de formele werkgever in de werkstaat. In de meeste landen worden er aan het begrip werkgever (onder twee) twee definities toegekend: Formele werkgever: de werkgever waarmee de werknemer een formele arbeidsovereenkomst heeft gesloten; Materi&euml;le werkgever: de werkgever tot wie de werknemer in een gezagsverhouding staat. De uitleg van dit begrip verschilt per land. In Nederland bijvoorbeeld is er sprake van een materi&euml;le werkgever indien voldaan is aan de volgende twee voorwaarden: De werknemer staat onder gezag en instructie van de entiteit in de werkstaat; De werknemer verricht zijn werkzaamheden voor rekening en risico van de entiteit in de werkstaat. Dit betekent dat die entiteit de kosten voor de werkzaamheden van de werknemer draagt (doordat deze ge&iuml;ndividualiseerd worden doorbelast). Indien er in de situatie van de zakenreiziger belastingplicht ontstaat in het bestemmingsland, is dit vaak door het bestaan van een materi&euml;le werkgever in het bestemmingsland, dan wel het ontstaan van een vaste inrichting in het bestemmingsland door de aard van de werkzaamheden van de zakenreiziger in het bestemmingsland (bijvoorbeeld de salesvertegenwoordiger die in het bestemmingsland contracten tekent). Zakenreizen blijven veelal onder de 183 dagen per 12 maanden/belastingjaar/kalenderjaar. Het is echter toch belangrijk om dit te monitoren aan de hand van het bijhouden van bijvoorbeeld een reiskalender. Er zijn echter landencombinaties die geen belastingverdrag gesloten hebben of onder welke de zakenreiziger niet valt; in deze situaties dienen de belastinggevolgen conform de nationale belastingwetgeving in zowel het woonland als het bestemmingsland in kaart gebracht en nageleefd te worden. Indien er in het bestemmingsland belastingplicht ontstaat, heeft dit mogelijk gevolgen voor het netto salaris van de zakenreiziger, de voordelen uit aandelen(opties), de persoonlijke aftrekposten in het woonland, etc. In de praktijk hebben de meeste werkgevers een beleid betreffende &lsquo;business travel&rsquo; waarin geregeld is of er (gedeeltelijke) compensatie van een mogelijk nadeel van de zakenreis volgt, dan wel mogelijk voordeel van de zakenreis toekomt aan de werkgever of de werknemer. Payroll en loonbelasting Werkgevers realiseren zich vaak niet dat er door een zakenreis loonadministratie/payrollverplichtingen in het bestemmingsland kunnen ontstaan. Vaak is dit het geval indien er belastingplicht ontstaat in het bestemmingsland, maar er kan ook sprake zijn van een zuivere rapportageverplichting waarbij geen effectieve belastingplicht bestaat. De payrollverplichtingen zijn opgenomen in de nationale wetgeving. Het niet voldoen aan de wet- en regelgeving betreffende payrollverplichtingen kan leiden tot boetes voor de werkgever. Dit is wederom afhankelijk van de nationale wetgeving die van toepassing is. Sociale zekerheid Onder sociale zekerheid verstaan we de volgende 5 hoofdpijlers: Zorg- of ziektekostenverzekering; Werkloosheidsverzekering; Langdurige ziekteverzekering; Staatspensioen; Sociale zekerheid in internationale context Binnen de EER (E.U., IJsland, Noorwegen en Liechtenstein) en Zwitserland is de sociale zekerheid geco&ouml;rdineerd aan de hand van de Europese Verordening 883/2004. Op grond van de aanwijsregels in deze Verordening is een werknemer steeds sociaal verzekerd in &eacute;&eacute;n land. Aanwijsregel voor de persoon in loondienst: De hoofdregel is dat een werknemer sociaal verzekerd is in het land waar hij werkzaam is. Indien de werknemer voor &eacute;&eacute;n werkgever werkzaam is in 2 of meer staten binnen de EER en/of Zwitserland (niet zijnde de woonstaat) is de werknemer verplicht sociaal verzekerd in de staat waar zijn formele werkgever gevestigd is. Een werknemer die werkzaam is in 2 of meer staten binnen de EER en/of Zwitserland is sociaal verzekerd in het woonland indien; De werknemer substantieel (zijnde 25% of meer) van zijn arbeidstijd fysiek in het woonland werkt (op basis van een inschatting voor de komende 12 maanden en op structurele basis); of De werknemer werkzaam is voor meerdere werkgevers die in verschillende landen maar niet in zijn woonland zijn gevestigd. Let wel: deze nieuwe regeling geldt sinds 28 juni 2012. Voor situaties daterend van v&oacute;&oacute;r 28 juni 2012 en die sindsdien niet gewijzigd zijn, geldt dat de werknemer die werkzaam is voor verschillende werkgevers die in verschillende landen zijn gevestigd, verplicht sociaal verzekerd is in het woonland. De zogenaamde A1 verklaring kan aangevraagd worden en dient als bewijs in welk land de zakenreiziger verplicht sociaal verzekerd is. Overigens zijn er landen die bij het implementeren van de Detacheringsrichtlijn het aanvragen van een A1 verklaring verplicht gemaakt hebben. Buiten de werkingssfeer van deze Europese Verordening zijn er ook landencombinaties die een sociale zekerheidsverdrag gesloten hebben. Dit verdrag zal dan het land aanwijzen waar de zakenreiziger verplicht sociaal verzekerd is. Indien er geen sociale zekerheidsverdrag is, dient de sociale zekerheidspositie van de zakenreiziger conform de nationale wetgeving in zowel het woonland als het bestemmingsland in kaart gebracht en nageleefd te worden. Conclusie In dit artikel zijn de meest voorkomende risico&rsquo;s betreffende de immigratie-, arbeidsrecht-, belasting- en sociale zekerheidspositie voor de zakenreiziger uiteengezet. Veelal leidt een overtreding tot geldelijke sancties. Hetgeen echter niet vergeten dient te worden, is dat de werknemerstevredenheid ook afhankelijk is van de mate waarop de werkgever de risico&rsquo;s rondom zakenreizen beheert. Het is voor organisaties dan ook belangrijk inzicht te hebben in de populatie zakenreizigers zodat de potenti&euml;le risico&rsquo;s in kaart gebracht kunnen worden. Handvatten bij het ontginnen van uw zakenreiziger populatie: Gebruik de data die u bezit Wellicht heeft uw organisatie een travelbooking systeem dat u inzicht kan bieden in de bewegingen van uw populatie. Wanneer u niet over deze data beschikt kunt u ook de populatie in kaart brengen middels de expensedata, oftewel de bonnetjes van hotel overnachtingen etc. die door uw werknemers worden gedeclareerd. Uiteraard dient er hierbij rekening gehouden te worden met het feit dat er veel tijd kan zijn verstreken tussen het uitvoeren van de reis en het indienen van de declaratie, wat tot gevolg kan hebben dat u niet tijdig kan ingrijpen. Breng de risico&rsquo;s in kaart Wanneer u inzicht heeft in uw populatie zakenreizigers kunt u een analyse maken van de risico&rsquo;s die de reizen met zich mee brengen. De focus ligt dan vaak op de landen die veel worden bezocht en de in deze landen geldende risico&rsquo;s. Leg processen vast Wanneer u de risico&rsquo;s in kaart heeft gebracht is het tijd om hierop te acteren. Wat wordt het beleid omtrent reizen (naar bepaalde landen)? Het is ten zeerste aan te bevelen deze processen vast te leggen, zodat de processen voor iedereen duidelijk zijn en hier op kan worden teruggevallen. Zoals al eerder in dit artikel besproken, is het voor organisaties gebruikelijk om beleidsregels op te stellen om de risico&rsquo;s beheersbaar te houden. Hierbij dient er rekening te worden gehouden met het gewenste niveau waarop lokale wet- en regelgeving wordt nageleefd, en de bereidheid tot het nemen van risico&rsquo;s door de organisatie. Bronnen Belastingdienst. (2019, juli 29). Belastingverdragen. Opgehaald van Belastingdienst: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/internationaal/personeel/u_bent_niet_in_nederland_gevestigd_loonheffingen_inhouden/wanneer_moet_u_loonheffingen_inhouden1/belastingverdragen Belastingdienst. (2019, juli 29). Wat is een vaste inrichting? Opgehaald van Belastingdienst: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/internationaal/btw_voor_buitenlandse_ondernemers/btw_en_buitenlandse_ondernemers/wat_is_een_buitenlandse_ondernemer/wat-is-een-vaste-inrichting Belastingdienst. (2019, juli 29). Werken over de grens: Sociale Zekerheid. Opgehaald van Belastingdienst: https://www.belastingdienst.nl/bibliotheek/handboeken/html/boeken/HL/thema_s-werken_over_de_grens_sociale_zekerheid.html ContinuZakenreisOnderzoek (CZO). (2017). Meer Nederlanders op zakenreis in 2016. onbekend: NBTC NIPO research.