Digitale uitwisseling van informatie tussen Europese sociale zekerheidsorganen, hoe werkt dit?

Auteur: Carmen Toonen, als senior consultant tax specialties verbonden aan het EY Grensarbeiderscentrum van EY Belastingadviseurs LLP te Eindhoven (carmen.toonen@nl.ey.com) De wereld om ons een wordt steeds digitaler. Iets waar ook de Europese Commissie niet omheen kan. Vandaar dat in artikel 4 van verordening 883/2004 is opgenomen dat de gegevensuitwisseling tussen sociale zekerheidsorganen langs elektronische weg dient te geschieden. Om meer inzicht te krijgen in wat Electronic Exchange of Social Security Information (EESSI) precies inhoudt, heb ik met Chris Segaerts (adviseur riziv), Sophie Germont (adviseur DVKA) en Markus Weyres (Adjunct directeur DVKA) gesproken. De gesprekken met deze personen vormen de basis van dit artikel. Wat is EESSI? EESSI is een IT-platform dat de Europese sociale-zekerheidsorganen in Europa zal helpen informatie uit te wisselen. Dit is vastgelegd in de verordeningen 883/2004 en 987/2009. Via dit systeem worden papieren formulieren die instellingen op dit moment gebruiken om gegevens tussen lidstaten met elkaar uit te wisselen, vervangen door gestructureerde elektronische documenten, ook wel Structured Electronic Documents (SED&rsquo;s) genoemd. Deze SED&rsquo;s worden enkel verstuurd via zogenoemde &lsquo;Access Points&rsquo; ofwel &lsquo;toegangspunten&rsquo;. Alle lidstaten hebben &eacute;&eacute;n of meerdere toegangspunten. In Belgi&euml; is er &eacute;&eacute;n toegangspunt. In Duitsland zijn er vijf toegangspunten, &eacute;&eacute;n voor iedere sector van sociale zekerheid: gezondheidszorg, pensioen, gezinsbijlagen, arbeidsongeschiktheid en werkloosheid. Deze toegangspunten zijn als het ware de poort van het internationale EESSI-netwerk naar de onderliggende nationale netwerken. Ieder toegangspunt is gekoppeld aan een nationaal netwerk. Aan dit nationaal netwerk zijn alle bevoegde sociale zekerheidsorganen in een land gekoppeld. In Belgi&euml; betekent dit dat &aacute;lle Belgische sociale zekerheidsorganen door middel van &eacute;&eacute;n nationaal netwerk aan elkaar gekoppeld zijn. In Duitsland betekent dit dat er vijf verschillende nationale netwerken zijn, waar de bevoegde instellingen van een bepaalde sector van sociale zekerheid aan gekoppeld zijn. EESSI zal er toe bijdragen dat sociale zekerheidsinstanties sneller en veilig informatie uit kunnen wisselen. Momenteel worden de meeste gegevens tussen lidstaten op papier uitgewisseld. Door middel van EESSI zal alle communicatie tussen nationale instanties voor internationale sociale zekerheidsdossiers via EESSI verlopen. Via EESSI komen de documenten automatisch bij de juiste instantie in het andere land terecht. Medewerkers van deze instanties kunnen de juiste bestemming in een ander Europees land opzoeken in een database van Europese sociale zekerheidsorganen. In onderstaande afbeelding is de wisselwerking tussen het EESSI netwerk, de Access Points en de nationale instellingen weergegeven: Wanneer gaat EESSI live en waarom heeft dit zo lang geduurd? Het centrale EESSI-systeem is in juli 2017 door de Europese Commissie in gebruik genomen. Als vervolgstap moeten de individuele lidstaten ervoor zorgen dat de nationale systemen (toegangspunten) aangesloten worden op het EESSI-netwerk. De lidstaten hebben vanaf 1 juli 2017 twee jaar de tijd gekregen om hun nationale systeem op EESSI aan te sluiten. Dit is een project waar de lidstaten momenteel mee bezig zijn. Naar verluidt van de ge&iuml;nterviewden zou deze deadline, alhoewel het een uitdaging zal worden, w&eacute;l haalbaar moeten zijn. Initieel stond de implementering van het EESSI-netwerk gepland voor 1 mei 2012. Er waren dus twee overgangsjaren gepland na de inwerkingtreding van de nieuwe Europese verordeningen in 2010 (artikel 95 van toepassingsverordening 987/2009). Al snel werd echter duidelijk dat die datum niet haalbaar was. Het project heeft grote vertraging opgelopen bij de verschillende fases van de implementering van het systeem op Europees niveau. EESSI is enorm complex door het grote aantal aangesloten instellingen en systemen, over verschillende sectoren. Wat zijn de grote voordelen van EESSI? De voornaamste voordelen van EESSI zijn dat de informatie-uitwisseling sneller en effici&euml;nter is, nauwkeuriger en privacy beter waarborgt. Sneller en Effici&euml;nter Momenteel vindt alle uitwisseling van informatie tussen buitenlandse sociale zekerheidsorganen plaats via een papieren uitwisselingssysteem. Doordat de nationale sociale zekerheidsinstanties gebruik gaan maken van gestandaardiseerde elektronische documenten is het eenvoudiger om informatie uit te wisselen. Nauwkeuriger Nationale sociale zekerheidsorganen kunnen de SED&rsquo;s in hun eigen taal opstellen. Deze zullen vervolgens in het EESSI-netwerk automatisch worden vertaald, zodat de ontvangende lidstaat de informatie in de eigen taal ontvangt. Hierdoor kunnen taalproblemen grotendeels vermeden worden. Taalproblemen kunnen niet helemaal voorkomen worden omdat iedere SED een veld bevat waar additionele opmerkingen ingevuld kunnen worden. Aangezien dit geen standaard informatie betreft, zal deze informatie niet automatisch vertaald worden. Daarnaast controleert EESSI automatisch of de uitwisselende gegevens correct en volledig zijn. Dit helpt instanties om fraude en vergissingen te voorkomen. Betere privacybescherming EESSI introduceert een gemeenschappelijke, beveiligde infrastructuur voor internationale gegevensuitwisseling tussen de instanties voor sociale zekerheid. Alle communicatie loopt dus via een speciaal beveiligd netwerk, niet via het internet. De inhoud van de berichten tussen de diverse landen, dus tussen Access points, is tevens beveiligd. Daarnaast is de inhoud alleen toegankelijk voor de bevoegde instanties. Verder voldoet EESSI aan de meest recente normen op het gebied van IT-beveiliging. De lidstaten blijven zelf verantwoordelijk voor het waarborgen van de nodige gegevensbescherming in de nationale netwerken. Deze nationale netwerken dienen uiteraard te voldoen aan Europese privacy regelgeving (GDPR). Welke veranderingen brengt EESSI voor werknemers, werkgevers en zelfstandigen? EESSI ziet op de gegevensuitwisseling tussen sociale zekerheidsorganen. Het ziet dus niet op de gegevensuitwisseling tussen individuen en sociale zekerheidsorganen. Doordat EESSI de uitwisseling van informatie tussen nationale sociale zekerheidsinstanties vereenvoudigt, kunnen ze individuele gevallen waarschijnlijk sneller afhandelen. Tevens kunnen bijvoorbeeld uitkeringen vlotter berekend en uitgekeerd worden. EESSI zal naar verwachting indirect dus ook ten goede komen van individuen. De digitalisering van de gegevensuitwisseling betekent echter niet dat de aanvraag van A1-verklaringen en S1-verklaringen op basis van EESSI enkel nog digitaal zal plaatsvinden. De gegevensuitwisseling tussen sociale zekerheidsorganen en individuen is een op zich staand proces en staat los van EESSI. Op basis van toepassingsverordening 987/2009, zijn organen en verbindingsorganen verplicht via elektronische weg gegevens uit te wisselen, in een gemeenschappelijke beveiligde omgeving die borg staat voor de vertrouwelijkheid en de bescherming van de uitgewisselde gegevens. Op basis hiervan is het EESSI-netwerk opgericht. In de communicatie met individuen hebben de bevoegde organen deze verplichting echter niet. Ze kunnen gebruik maken van de per geval passende regelingen, waarbij zij wel zo veel mogelijk de voorkeur moeten geven aan elektronische media. Verwacht wordt echter w&eacute;l dat in de toekomst het aanvragen van bijvoorbeeld A1- en S1-verklaringen steeds meer digitaal zal plaatsvinden. Welke uitdagingen/moeilijkheden worden er nog verwacht? Sociale zekerheidssystemen in Europa zijn heel divers. De achterliggende IT-systemen zijn ook heel divers en kennen andere voorwaarden. Door middel van EESSI moeten deze systemen geco&ouml;rdineerd worden en allen op elkaar aansluiten. Dit is erg complex en vraagt veel energie en tijd. Belangrijk om daarbij in het oog te houden is dat de Europese Commissie de verschillende systemen in Europa niet gaat harmoniseren maar co&ouml;rdineren. Al deze verschillende systemen moeten tegelijkertijd werken. De uitdaging hierbij is dat de juiste interfaces ontwikkeld moeten worden op nationaal niveau en deze vervolgens met het algemene EESSI-systeem verbonden moeten worden. Conclusie EESSI moet een uitkomst gaan bieden voor de gegevensuitwisseling tussen sociale zekerheidsorganen van lidstaten. De lidstaten zijn momenteel druk bezig om hun nationale netwerken aan te sluiten bij het EESSI-netwerk. Alhoewel dit een mooie ontwikkeling is, voorziet dit niet direct in een vooruitgang in de gegevensuitwisseling tussen sociale zekerheidsorganen en individuen. De aanvraag van bijvoorbeeld A1- en S1-verklaringen zal voorlopig nog niet (enkel) digitaal plaatsvinden. Hopelijk buigt de Europese Commissie zich hier in de toekomst nog over, zodat de communicatie tussen sociale zekerheidsinstanties en individuen ook wordt gedigitaliseerd en geautomatiseerd.