Belgisch bouwbedrijf gaat aan de slag in Nederland; wat dan?

Auteur: Remco den Haan, Tax manager bij Interfisc Consult BV in Voorburg De economie draait nog steeds op volle toeren en daar plukt ook de bouwsector haar vruchten van. In onze praktijk hebben wij dan ook regelmatig contact met Belgische bouwbedrijven die in Nederland een bouwproject gaan uitvoeren. Voor velen is het de eerste keer dat zij met het werken over de grens in aanraking komen. Na de vreugde van het winnen van de opdracht, volgt de schrik: moeten we iets regelen voor het personeel, en zo ja wat? Aan de hand van een praktijkvoorbeeld zal stapsgewijs uiteen worden gezet wat de gevolgen zijn van zo&rsquo;n project voor de arbeidsvoorwaarden van de betrokken medewerkers en voor wat betreft de afdracht van sociale zekerheidspremies en loonbelasting. De gebruikte bedrijfsnaam is fictief. Bouwconstruct wordt de bouw van een kantorencomplex gegund Bouwconstruct is een bouwonderneming in Belgi&euml; die gekozen is uit de verschillende inschrijvers op de aanbesteding om een kantorencomplex in de buurt van Eindhoven te bouwen. De verwachting is dat het project vanaf de start tot en met de uiteindelijke oplevering twee jaar zal duren. Het project staat onder leiding van een Project Directeur en voor de dagelijkse gang van zaken is een Project Manager (PM) aangewezen. De PM heeft een assistent project manager onder zich om hem op te leiden voor zijn toekomstige rol als project manager. De PM en zijn assistent zullen drie tot vier dagen per week op de bouwplaats in Eindhoven zijn. Verder zullen voor het project enkele arbeiders worden aangewezen om full-time op de bouwplaats in Eindhoven te werken. De reisafstand van de woonplaatsen van de werknemers naar de bouwplaats is acceptabel, zodat iedereen &rsquo;s avonds weer terug naar Belgi&euml; gaat. Bouwconstruct is onderdeel van Bouwconstruct Groep en maakt voor een aantal zaken gebruik van een zusterbedrijf, dat de functie heeft van verstrekker van bouwbenodigdheden. Zo zorgt het zusterbedrijf voor de aggregaten, de opslagcontainers, de tijdelijke kantoorruimte en ook de bouwkraan. Het zusterbedrijf brengt de materialen en dergelijke naar de bouwplaats, bouwt de kraan op en zorgt ook voor de bemanning van de kraan. Dit zijn werknemers van de zusteronderneming. Het zijn drie kraanmachinisten die per toerbeurt in Nederland te werk worden gesteld. Aan de HR-afdeling van Bouwconstruct wordt de vraag gesteld of het personeel in Nederland belasting en sociale zekerheid moet betalen. Grensoverschrijdend werken in Nederland Als u als buitenlandse bouwonderneming met uw eigen personeel in Nederland een opdracht gaat uitvoeren, moeten de volgende punten met betrekking tot personeel helder zijn: Mogen mijn mensen in Nederland werken? Wat zijn de gevolgen op het gebied van sociale zekerheid? Wat zijn de gevolgen voor het pensioen? Wat zijn de gevolgen op fiscaal gebied? Hierna zullen puntsgewijs de te nemen stappen uiteen worden gezet. Mogen mijn mensen in Nederland werken? Deze vraag wordt in de praktijk vaak overgeslagen, maar het verdient zeker de aandacht om te controleren of de medewerkers die in Nederland worden ingezet EU-onderdanen zijn. Is het antwoord ja, dan is er geen probleem. Als medewerkers een niet-EU nationaliteit hebben, moet gekeken worden of zij op basis van de Wet Arbeid Vreemdelingen in Nederland mogen werken. In deze casus hebben alle medewerkers de Belgische nationaliteit. Meldplicht en WagwEU Verder is sinds 18 juni 2016 de WagwEU (Wet arbeidsvoorwaarden gedetacheerde werknemers in de Europese Unie) van kracht. Deze op een Europese verordening gebaseerde wet regelt de arbeidsvoorwaarden waarop de werknemers van Europese bedrijven recht hebben als zij tijdelijk in Nederland werken. Daarnaast kent de wet een aantal bepalingen die de controle op naleving verbeteren. De wet is al van kracht, maar een belangrijke controlepijler, de meldplicht, is nog niet in werking. Hiervoor wordt een digitaal meldpunt ingericht waarmee de dienstverlener vooraf zijn werkzaamheden in Nederland moet melden. Het is vooralsnog niet zeker wanneer dit meldpunt operationeel zal zijn. Dit neemt niet weg dat de werknemers minimaal recht hebben op een aantal basale arbeidsvoorwaarden, zoals tenminste het minimum loon en als de tijdelijke werkzaamheden van de werknemers in Nederland onder een cao zouden vallen, dan moet ook die gevolgd worden, bijvoorbeeld het cao loon. In het geval van een controle moet de dienstverlener per direct kunnen aantonen dat voldaan wordt aan een aantal controlepunten. Het is belangrijk in kaart te brengen wat die in het specifieke geval zouden moeten zijn, te meer omdat de controlerende instanties al wel boetes mogen uitdelen. Aanvullende vakbekwaamheidseisen Tot slot is het antwoord op de vraag of iemand in Nederland mag werken ook afhankelijk van eventuele aanvullende eisen van vakbekwaamheid. Aan sommige beroepen, zoals dat van kraanmachinist, worden aanvullende eisen gesteld waaraan kan worden voldaan door een opleiding of certificering. Wat zijn de gevolgen op het gebied van sociale zekerheid? Bouwconstruct zendt haar medewerkers tijdelijk uit naar Nederland. Zonder de Verordening (EG) Nr. 883/2004 zouden de medewerkers aan het Nederlandse sociale zekerheidsstelsel gebonden zijn. Dat is niet wenselijk in zulke situaties, dus vraagt Bouwconstruct bij de Belgische autoriteiten een A1-verklaring aan voor de betrokken werknemers. Zo blijven de werknemers gebonden aan de Belgische sociale zekerheid. Wat zijn de gevolgen voor het pensioen? De opbouw van pensioen blijft in Belgi&euml; plaatsvinden, al kunnen in Nederland pensioenuitvoerders daar een andere mening over hebben. Het vooraf onderzoeken of wellicht verplicht in Nederland aan een bedrijfstakpensioenfonds moet worden deelgenomen, is aan te raden. De WagwEU regelgeving sluit weliswaar uit dat pensioenen vallen onder de in de verordening genoemde arbeidsvoorwaarden maar recente jurisprudentie (JAR 2019/157) verklaarde de Nederlandse pensioenwetgeving van toepassing, ook al waren de werknemers niet in Nederland sociaal verzekerd. Wat zijn de gevolgen op fiscaal gebied? Heeft mijn bedrijf in Nederland een vaste inrichting? Het begrip &ldquo;vaste inrichting&rdquo; (kort: vi) is een fiscaal begrip en heeft geen juridische status. Het begrip wordt in belastingverdragen gebruikt en is als het ware een kapstok om fiscale wetgeving aan op te hangen. In het Verdrag tussen het Koninkrijk der Nederlanden en het Koninkrijk Belgi&euml; tot het vermijden van dubbele belasting en tot het voorkomen van het ontgaan van belasting inzake belastingen naar het inkomen en naar het vermogen (het verdrag), wordt aangegeven wat wel en niet kwalificeert als vaste inrichting. Bouwconstruct verwacht twee jaar met de opdracht in Nederland aan het werk te zijn. Het verdrag geeft aan dat als de duur van de uitvoering van een bouwwerk een termijn van 12 maanden overschrijdt, er sprake is van een vaste inrichting. Uit de constatering dat de werkzaamheden van Bouwconstruct in Nederland leiden tot het hebben van een vaste inrichting, leiden wij af dat hierop Nederlandse fiscale wetgeving van toepassing is. Het zusterbedrijf biedt facilitaire ondersteuning en deze diensten zouden niet tot de constatering moeten leiden dat ook hier sprake is van een vi. Maar de zusteronderneming zal zich wel moeten melden als inhoudingsplichtige voor de loonbelasting. De drie kraanmachinisten zullen per toerbeurt de kraan bedienen en zij zullen, al dan niet individueel, meer dan 183 dagen in Nederland aanwezig zijn. Ook voor de kraanmachinisten zal een salarisadministratie in Nederland moeten worden opgezet. Het inzetten van een vierde kraanmachinist biedt geen uitkomst om overschrijding van de 183 dagen-termijn (&eacute;&eacute;n van de drie cumulatieve voorwaarden om in Belgi&euml; belast te blijven) te voorkomen. In dit geval moet er gekeken worden naar de functie en niet naar de persoon. Een Nederlandse salarisadministratie opzetten Het verdrag is ook van toepassing op de loon- en inkomstenbelasting en dus op de werknemers van Bouwconstruct die voor de vi in Nederland werken. De Wet op de loonbelasting wijst de vi aan als inhoudingsplichtige en er zal dus voor de vi een Nederlandse salarisadministratie gevoerd moeten worden. De werknemers blijven formeel juridisch in dienst bij de buitenlandse onderneming en zullen in Belgi&euml; nog maandelijks verloond worden door het betreffende sociaal secretariaat. De Nederlandse salarisadministratie moet alleen om fiscale redenen gevoerd worden, ten einde de loonbelasting te berekenen en af te dragen (de sociale zekerheid blijft immers Belgisch). Zo moet er ook afstemming plaatsvinden met het Belgische sociaal secretariaat en de Nederlandse salarisadministrateur om de verloning correct te laten verlopen. De Belgische looncomponenten moeten worden onderzocht om na te gaan hoe deze in Nederland fiscaal behandeld worden. Een opvallend verschil tussen Belgi&euml; en Nederland is dat in Belgi&euml; vaak een forfaitair bedrag is vrijgesteld, waar Nederland eerder de werkelijke kosten onbelast laat. Dit kan nog wel eens nadelig uitpakken. De Belgische bedrijfswagen zal volgens de Nederlandse bijtellingsregels voor de auto van de zaak worden belast en het werkgeversdeel van de maaltijdcheck is in Nederland belast. Het hiervoor genoemde verschil in fiscale behandeling van de Belgische looncomponenten pakt in deze casus vervelend uit voor de arbeiders. Zij krijgen een aantal forfaitaire vergoedingen die in Nederland niet onbelast kunnen worden uitbetaald, met een lager nettoloon tot gevolg. Het verdrag wijst de belastingheffing over de inkomsten gerelateerd aan Nederland toe aan dit land. Dat betekent dat de Bouwconstruct-medewerker in zijn Belgische aangifte personenbelasting voorkoming van dubbele belasting moet claimen. Het stukje Nederlands inkomen moet hij in Belgi&euml; wel aangeven maar het is al belast geweest in Nederland. In Nederland kan het dan ook nog voordelig zijn om een aangifte inkomstenbelasting als buitenlands belastingplichtige in te dienen. Zo worden de heffingskortingen ten volle benut en wordt de verschuldigde belasting nauwkeurig bepaald. Overige aandachtspunten Uiteraard zijn er, los van de consequenties voor de belasting- & premieplicht van de medewerkers, nog diverse zaken die aandacht behoeven wanneer over de grens gebouwd wordt. Zonder daar verder op in te gaan benoemen wij de inschrijving in het Handelsregister, gemeentelijke of provinciale formaliteiten en verplichtingen op het gebied van de veiligheid. Maar ook het voeren van een afzonderlijke financi&euml;le administratie is belangrijk teneinde te kunnen voldoen aan de verplichtingen op het gebied van BTW en vennootschapsbelasting. Samenvatting en conclusie Het tewerkstellen van personeel in een ander land maakt het voor de onderneming noodzakelijk uit te zoeken wat voor hen de consequenties zijn op het arbeidsrechtelijke en fiscale vlak. Ook de sociale zekerheidspositie moet worden onderzocht. De arbeidsvoorwaarden die de werknemer heeft afgesproken met zijn werkgever moeten ook nog bekeken worden in het kader van de WagwEU regelgeving. Er moeten twee salarisadministraties op elkaar worden afgestemd: in Nederland zal vooral de fiscale kwalificatie van de looncomponenten onderzocht moeten worden, in Belgi&euml; kan de bedrijfsvoorheffing achterwege blijven. Daarvoor in de plaats komt de Nederlandse loonheffing. De Belgische looncomponenten moeten worden beoordeeld aan de hand van Nederlandse wet- en regelgeving, waardoor het kan zijn dat er in Nederland meer belasting moet worden betaald. In deze situatie blijven de werknemers van Bouwconstruct in Belgi&euml; sociaal verzekerd, dat blijft vertrouwd, en ook de pensioenopbouw blijft in Belgi&euml;, al is het wijs hier vooraf duidelijkheid over te krijgen. Naast het fiscale en arbeidsrechtelijke aspect van grensoverschrijdend werken, moet zeker ook naar het aspect van de kwalificatie van het eigen personeel gekeken worden. In technische functies is het niet vanzelfsprekend dat grensoverschrijdend werken zonder meer wordt toegestaan. Kortom, om een bouwproject in het buitenland te laten slagen, is een goede en tijdige voorbereiding essentieel. Niet alleen het bedrijf zelf moet goed in beeld hebben wat er zoal gevraagd wordt, ook moet het personeel worden voorgelicht over de consequenties van het werken in het buitenland.