Nieuwe verplichtingen voor de werkgever: uitspraak Bundesarbeitsgericht over registratie van dagelijkse arbeidstijd

Auteur: Katharina Neuroth LL.M., Rechtsanw&auml;ltin & Fachanw&auml;ltin f&uuml;r Arbeitsrecht, ALPMANN FR&Ouml;HLICH Rechtsanwaltsgesellschaft mbH Werkgevers hebben het moeilijk. Zij moeten zich niet alleen houden aan de voorschriften die hen zelf direct aangaan, maar ze moeten ook de taken en verplichtingen nakomen die door de wet en door verordeningen worden opgelegd. Uitspraken jegens derden hebben ook effect: als een werkgever ze niet naleeft, is hij in conflict met het rechtssysteem. De veelbesproken uitspraak van het Bundesarbeitsgericht over de verplichting om een systeem op te zetten waarmee de dagelijkse arbeidstijd wordt geregistreerd, heeft juist dit effect. In 2019 had het Europees Hof van Justitie al bepaald dat de lidstaten gehouden zijn om werkgevers te verplichten een systeem op te zetten waarmee de dagelijkse arbeidstijd wordt geregistreerd. De arbeidstijd zou objectief en met behulp van een systeem dat niet zomaar veranderd kan worden moeten worden geregistreerd. De situatie in kwestie vond plaats in Spanje. De arbeidstijdwetten in Spanje voorzagen echter in dit verband niet in een expliciete verplichting van de werkgevers. Hetzelfde geldt voor de Duitse arbeidstijdenwet: daarin wordt alleen de registratie van overuren voorgeschreven. Daarbij mogen zelfs uitzonderingen worden gemaakt voor werknemers met een leidinggevende functie "leitende Mitarbeiter". Volgens de Duitse interpretatie betekent de uitspraak van het EHvJ dat de wetgever eerst in actie moet komen. In overwegende mate was men niet erg van het feit onder de indruk dat de rechterlijke macht, als onderdeel van de staatsmacht, ook hier voor de spreekwoordelijke orde zou moeten zorgen. Het Bundesarbeitsministerium, het Duitse ministerie van Arbeid, had reeds eerste overwegingen gemaakt. Op 13 september 2022 oordeelde het Bundesarbeitsgericht echter verrassend dat er al een wettelijke grondslag bestond voor de verplichting van werkgevers om de arbeidstijden van werknemers te registreren en bij te houden. Dit werd onderbouwd met het argument van de bescherming van de gezondheid. De werkgever is op grond van de Duitse Arbowet, het Arbeitsschutzgesetz, verplicht dit te allen tijde in acht te nemen. Een algemene norm - &sect; 3 van de Duitse Wet Arbeitsschutzgesetz - bepaalt namelijk: "De werkgever is verplicht de nodige maatregelen inzake veiligheid en gezondheid op het werk te nemen, rekening houdend met de omstandigheden die van invloed zijn op de veiligheid en de gezondheid van de werknemers op het werk. Hij moet de doeltreffendheid van de maatregelen controleren en indien nodig aanpassen aan veranderende omstandigheden. ... Om de in lid 1 bedoelde maatregelen te plannen en uit te voeren, dient de werkgever te zorgen voor een geschikte organisatie en moet hij de nodige middelen ter beschikking stellen, waarbij hij rekening dient te houden met de aard van de activiteiten en het aantal werknemers ...". Dus is de registratie van de arbeidstijd als een beschermingsinstrument geclassificeerd. Moeten werkgevers nu handelen? Wat wordt er van hen verlangd? Hier is het de moeite waard te kijken naar de risico's die ontstaan voor degenen die niet meteen in hectische activiteit uitbreken: de Duitse Wet Arbeitsschutzgesetz voorziet alleen in een boete in bepaalde gevallen waarin de wettelijke verplichtingen niet worden nageleefd. Het niet invoeren en/of niet gebruiken van een objectief onveranderbaar systeem voor de registratie van de arbeidstijd wordt daarbij niet aangegeven. Gedacht vanuit praktisch oogpunt, leidt een registratie van arbeidstijd altijd tot geschillen en vragen over de vergoeding van overwerk, dat wil zeggen de tijd die de regelmatige arbeidstijd overschrijdt, zoals die is overeengekomen in de arbeidsovereenkomst (uiterlijk sinds de wijziging van de Duitse Wet Nachweisgesetz, Wet inzake het bewijs van de essenti&euml;le voorwaarden van een dienstverband, per 01 augustus 2022). Vaak staat er ook een regeling in de arbeidsovereenkomst over hoe overwerk wordt betaald - of dat het juist helemaal niet apart wordt vergoed. Uiterlijk bij de be&euml;indiging van het dienstverband worden er met regelmaat geschillen gevoerd over de betaling voor overwerk. De verplichting om de arbeidstijden te registreren, zou de werknemers helpen om eventuele vorderingen te kunnen bewijzen. Het Bundesarbeitsgericht - ook al was het een andere kamer - oordeelde echter al in mei 2022: ondanks de verplichte registratie van de arbeidstijd (er werd verwezen naar de uitspraak van het Europese Hof van Justitie), blijft het in de rechtszaak om betaling van overwerk zo dat werknemers moeten bewijzen dat, wanneer en wat er tijdens het overwerk is gewerkt. Met name moeten zij, zoals tot nu toe, bewijzen dat het overwerk daadwerkelijk door de baas in opdracht is gegeven. Zelfs als de werkgever een desbetreffend systeem niet heeft ingevoerd, leidt deze schending van de registratieplicht er voor de werknemers niet toe dat het makkelijker wordt om een gerechtelijke procedure te voeren. Want de registratieplicht is namelijk bedoeld ter ondersteuning van de wettelijke maatregelen ter bescherming van de werknemer op de werkplek (Arbeitsschutz) en niet om de belangen van de werknemers m.b.t. hun vorderingen tot loonbetaling te ondersteunen - ook hier blijft de situatie dus vooralsnog ongewijzigd. Als het echter gaat om bedrijfstakken en werkterreinen waar het risico op letsel bij werknemers groot is, moeten werkgevers de situatie nauwkeurig onderzoeken: Want als dit risico op letsel toeneemt als werknemers oververmoeid zijn, zou de registratie van de arbeidstijd ertoe kunnen dienen om dit risico te voorkomen. Zo bepaalt de regelgeving over de wettelijke ongevallenverzekering (&sect; 104 e.v. SGB VII) namelijk dat werkgevers aansprakelijk zijn voor de kosten en schade veroorzaakt door een arbeidsongeval als dit opzettelijk of door grove nalatigheid werd veroorzaakt ("Werkgevers zijn verplicht de voor hun bedrijf werkende verzekerden ... letselschade die door een verzekeringskwestie is veroorzaakt te vergoeden ... indien zij de verzekeringskwestie opzettelijk hebben veroorzaakt. ....Hebben .... werkgevers ..... de verzekeringskwestie opzettelijk of door grove nalatigheid veroorzaakt, zijn zij jegens de sociale verzekeringsinstanties aansprakelijk voor de kosten die als gevolg van de verzekeringskwestie zijn ontstaan.... ") - Als een werkgever dus opzettelijk "zijn ogen sluit" voor risico's en het indammen ervan, kan dit leiden tot een hoog aansprakelijkheidsrisico. Dat betekent dat met name productiebedrijven de verplichting tot het registreren van de arbeidstijd zo snel mogelijk moeten invoeren, zodat zij geen hogere aansprakelijkheidsrisico's lopen. Hetzelfde geldt ook voor bedrijven die handelsvertegenwoordigers of monteurs in dienst hebben die vaak met een door henzelf bestuurd voertuig onderweg zijn. Zij hebben niet alleen duidelijke instructies en voorschriften nodig over wat er moet worden gedaan als de toegestane dagelijkse arbeidstijd wordt overschreden, maar ook de arbeidstijden moeten worden geregistreerd - waarbij de reistijden expliciet zijn inbegrepen. Hoe moet een systeem voor de registratie van de arbeidstijd er uitzien? Volgens het Bundesarbeitsgericht moet het gaan om een "objectief en onveranderbaar systeem". Het hoeft echter niet noodzakelijkerwijs een elektronische tijdregistratie te zijn. Belangrijk is dat eenmaal ingevoerde gegevens achteraf niet zomaar meer kunnen worden veranderd. Registratie op papier is dus nog steeds toegestaan - zolang een chronologische volgorde van de geregistreerde tijden wordt gewaarborgd. Hierbij kan men denken aan een rittenregistratie, die de Duitse belastingdienst ook als voldoende - want onveranderbaar - bewijs beschouwt. Een algemene registratie op "losse velletjes papier" zal echter in geen geval volstaan, omdat manipulatie door het verwisselen van afzonderlijke blaadjes waarschijnlijk te gemakkelijk zou zijn. Wat moet er verder worden gedaan? De "arbeidstijd" moet worden geregistreerd. Dus wat is arbeid? Iedereen schijnt te weten wat hiermee wordt bedoeld - maar strikt genomen wordt er nergens bij wet geregeld wat dit precies is. Hierover heeft het Bundesarbeitsgericht zich echter ook al uitgesproken: Arbeid is "elke andere activiteit of maatregel die door de werkgever in een relatie wordt ge&euml;ist op wederkerigheid baseert en die rechtstreeks verband houdt met de eigenlijke activiteit of de aard en wijze waarop deze wordt verricht"(BAG, 18 maart 2020 - 5 AZR 36/19). Het begrip is dus vrij ruim - zelfs zakenreizen vallen eronder, want de werknemers maken deze niet omdat ze dat willen, maar omdat hun werkgever dat wil. Wat "arbeid" is, hangt dus af van hetgeen de werkgever en de werknemer overeenkomen. Dat zou aanleiding moeten zijn voor werkgevers om hun arbeidsovereenkomsten te toetsen: Want wie bijvoorbeeld met de trein reist en zijn voeten omhoog legt, is weliswaar niet thuis, maar werkt ook niet. Dientengevolge hoeft hij wellicht voor deze tijden ook niet te worden betaald. Te dien einde zouden echter duidelijke bepalingen in de overeenkomst moeten worden opgenomen. Conclusie Het Bundesarbeitsministerium heeft aangekondigd dat het in 2023 een wet zal uitvaardigen waarin de verplichting om arbeidstijd te registreren verder zal worden gespecificeerd. Werkgevers moeten zich dus voorbereiden op een desbetreffende bindende verplichting en zouden deze over het algemeen ook niet moeten negeren. Compliance en naleving van wetten zijn immers ook een kans voor werkgevers om zich als goed werkgever te presenteren. Met name werkgevers in de productiesector en werkgevers met rijdend personeel, monteurs en handelsagenten zouden zich moeten verdiepen in de invoering van een registratie van arbeidstijd, om het risico tot een minimum te beperken. En alle werkgevers zouden gebruik moeten maken van de kans om de te betalen arbeid in de arbeidsovereenkomst te defini&euml;ren.

Menu

Nieuwe verplichtingen voor de werkgever: uitspraak Bundesarbeitsgericht over registratie van dagelijkse arbeidstijd - wat te doen?