Belgische wet- en regelgeving voor grensoverschrijdende werknemers en zelfstandigen: nieuwigheden voor 2022

Auteur: Sofie Matthys, Director Tax & Legal bij Deloitte Private, Accountancy and Advisory Belgi&euml; (smatthys@deloitte.com) Het jaar 2022 heeft voor Belgi&euml; weer talloze wijzigingen voor werknemers, werkgevers en zelfstandigen in petto. In dit artikel vindt u een overzicht van de belangrijkste sociale en fiscale veranderingen die mogelijk een impact hebben op de tewerkstelling van enerzijds mobiele werknemers en hun werkgever en anderzijds mobiele zelfstandigen. Mobiliteitsbudget Op 1 januari 2022 is het vernieuwde mobiliteitsbudget van kracht gegaan. Het &lsquo;oude&rsquo; mobiliteitsbudget is sinds 2019 in werking, maar was tot eind vorig jaar niet bepaald populair, onder meer door enkele praktische hinderpalen zoals de aanloop- en wachtperiode die werkgever/werknemer moesten respecteren. Opfrissing Het mobiliteitsbudget geeft werkgevers de mogelijkheid een systeem in te voeren waarbij werknemers hun bedrijfswagen, of hun aanspraak daarop, kunnen vervangen door een jaarlijks budget dat kan worden besteed aan bepaalde mobiliteitsuitgaven. Het mobiliteitsbudget stemt overeen met de totale jaarlijkse bruto kostprijs voor de werkgever met betrekking tot de financiering en het gebruik van de bedrijfswagen, de zogenaamde &lsquo;total cost of ownership&rsquo;. Volgende kosten worden onder meer in rekening gebracht de leasingkost, CO2-bijdrage, brandstofkosten, niet-aftrekbare btw, en eventuele andere kosten zoals winterbanden en verzekeringen. Drie 3 pijlers & opfrissing Om het mobiliteitsbudget zo aantrekkelijk mogelijk te maken, werd de mogelijkheid voorzien om dit budget te spenderen op basis van de 3 onderstaande pijlers. Pijler 1: Het budget kan gebruikt worden om een &ldquo;vervuilende&rdquo; wagen om te wisselen ter financiering van een milieuvriendelijke wagen, waarbij vanaf 1 januari 2026 enkel nog wagens die volledig elektrisch aangedreven zijn, &ldquo;zonder&rdquo; CO2-uitstoot, kunnen beschouwd worden als &lsquo;milieuvriendelijk&rsquo;. Pijler 2: Het budget kan ook worden besteed aan bepaalde duurzame &lsquo;alternatieve&rsquo; vervoermiddelen. De meest opvallende toevoeging aan pijler 2 bevindt zich op het vlak van de huisvestingskosten. Kosten met betrekking tot huurgelden, interesten op leningen en kapitaalaflossingen kunnen nu ook in aanmerking genomen worden via het mobiliteitsbudget, op voorwaarde dat de woonplaats binnen een straal van 10km van het werk ligt (voorheen 5km). Dichter bij het werk wonen zorgt voor betere mogelijkheden tot het gebruik van openbaar vervoer en/of fiets, wat duurzame mobiliteitsoplossingen zijn, en dit behoort uiteraard tot de insteek van het mobiliteitsbudget. Weet ook dat de werkgever verplicht is om minstens &eacute;&eacute;n aanbod op te nemen uit pijler 2. Deze verplichting is ingegaan op 1 januari 2022. Het deel van het budget dat geput wordt uit pijler 2 is volledig vrijgesteld, zowel sociaal als fiscaal. Pijler 3: Indien er dan nog budget overblijft, kan dit uitbetaald worden in cash. De uitbetaling wordt wel verminderd met een bijzondere werknemersbijdrage van 38,07% (deel werkgever: 25% en deel werknemer: 13,07%). Er zijn geen belastingen verschuldigd. Een belangrijke nieuwigheid is dat het budget minimum 3.000,00 EUR dient te bedragen en maximum een vijfde van het totale brutoloon kan bedragen, met een maximum van 16.000,00 euro. Deze bedragen gelden per kalenderjaar. Niettegenstaande het nog steeds op initiatief van de werkgever is, heeft de wetswijziging als ambitie het toegankelijker en laagdrempeliger maken van het mobiliteitsbudget. Afwachten of dit effectief bewaarheid wordt. Rapportering kosten eigen aan de werkgever Vanaf 1 januari 2022 geldt er een verruimde ficheverplichting voor kosten eigen aan de werkgever. Werkgevers/ondernemingen zullen het totale bedrag aan toegekende kosten eigen aan de werkgever(1) op de fiscale fiches en de samenvattende opgave moeten vermelden voor de vanaf 1 januari 2022 gedane terugbetalingen (dus nog niet voor de terugbetalingen gedaan in 2021). Dit geldt zowel voor de vaste (forfaitaire) als voor de variabele vergoedingen (op basis van bewijsstukken). Deze maatregel is tevens van toepassing op de vergoedingen die een vennootschap betaalt aan haar bedrijfsleider. De verruimde ficheverplichting moet bijdragen tot de controle op eventueel dubbel gebruik van terugbetalingen van kosten eigen aan de werkgever, op basis van een forfait enerzijds, en op basis van bewijsstukken anderzijds. De wetgever wil zo ook de onterechte (dubbele) aftrek als beroepskost van die kosten vermijden. Voorlopig is het nog even wachten op de praktische uitwerking van deze verruiming, maar uit een recente circulaire (2021/C/20 over tussenkomsten van de werkgever in het kader van het thuiswerk) blijkt dat het de bedoeling is om telkens het totale bedrag van de onkostenvergoeding te vermelden. De sanctie van de niet-naleving van deze verplichting is afhankelijk van het soort tussenkomst. Het niet opnemen van een variabele vergoeding zal geen impact hebben op de aftrekbaarheid, noch aanleiding geven tot een aanslag geheime commissielonen, maar kan wel een administratieve boete tot gevolg hebben. Het niet opnemen van een forfaitaire vergoeding, daarentegen, kan wel aanleiding geven tot de niet-aftrekbaarheid van de vergoedingen en/of een aanslag geheime commissielonen. Indien men discussies met de fiscus over de terugbetaling van forfaitaire kosten eigen aan de werkgever wenst te vermijden, kan men de aanvraag van een ruling, ie. Voorafgaande beslissing, bij de Dienst Voorafgaande Beslissingen overwegen. Herziening doelgroepvermindering voor eerste aanwervingen De loonkosten voor het aanwerven van een werknemer in Belgi&euml; zijn bij de hoogste in Europa. Om hieraan tegemoet te komen, is er een vrijstelling in het leven geroepen om de loonkosten te verlagen voor &lsquo;eerste aanwervingen&rsquo;. Een werkgever genoot van een bijna volledige vrijstelling van werkgeversbijdragen bij de aanwerving van een eerste werknemer. De &lsquo;gewone&rsquo; patronale bijdragen dienen niet betaald te worden en dat voor de volledige periode dat de werknemer in dienst is. Een doelgroepvermindering is dus een korting op de factuur aan sociale zekerheidsbijdragen die een werkgever elk kwartaal moet betalen aan de RSZ. De werkgever kan onbeperkt in de tijd de doelgroepvermindering genieten voor de eerste werknemer. Voor werknemer twee tot en met zes kan de werkgever dit gedurende maximaal 20 kwartalen. Indien aan alle voorwaarden werd voldaan, kan de werkgever per kwartaal vrij kiezen voor welke werknemer hij de korting opneemt, in het geval het over meerdere aanwervingen gaat. In het geval van meerdere aanwervingen, kan de werkgever eerst kijken voor welke werknemers een andere doelgroep-vermindering interessanter is en beslist per kwartaal of en voor wie hij de doelgroep-vermindering eerste aanwervingen aanvraagt. Deze vermindering is dus niet gekoppeld aan een bepaalde werknemer. Indien de werknemer niet meer in dienst is, kan deze vrijstelling gelden voor een andere werknemer. Voor de eerste werknemer geldt er een volledige vrijstelling van de basisbijdragen. Wijzigingen vanaf 2022 Tot nu toe was de RSZ-korting onbeperkt qua bedrag. Vanaf 1 januari 2022 wordt de doelgroepvermindering voor de eerste werknemer beperkt tot 4.000,00 euro per kwartaal, hetgeen overeenkomt met een bruto maandloon van 5.330 EUR. Wanneer bent u een nieuwe werkgever? U bent een nieuwe werkgever als u: Nooit onderworpen bent geweest aan RSZ-bijdragen (behalve voor leerlingen, dienstboden, deeltijds leerplichtigen, gelegenheidsarbeiders en flexi-job werknemers) Of Sinds 12 opeenvolgende maanden voor de datum van uw aanwerving niet meer onderworpen was aan RSZ-bijdragen (behalve voor leerlingen, dienstboden, deeltijds leerplichtigen, gelegenheidsarbeiders en flexi-job werknemers) De nieuwigheid zit hier in het feit dat behalve gelegenheidswerkers in land- en tuinbouw ook gelegenheidswerknemers in de horeca en flexi-job werknemers buiten beschouwing worden gelaten. Technische bedrijfseenheid (TBE)- aanpassing begrip vanaf 2022 Sinds dit jaar is er een definitie ge&iuml;ntroduceerd om te bepalen wat nu precies een technische bedrijfseenheid is. Het gaat om een eenheid bestaande uit meerdere juridische entiteiten Met een aantoonbare sociale band (minstens &eacute;&eacute;n gemeenschappelijke betrokken persoon, ongeacht diens functie) En Met een band die blijkt uit simultane of historische socio-economische verwevenheid (vb. gedeelde HR- of boekhoudingsdienst, gedeeld cli&euml;nteel, &hellip;). Er is dus sprake van een &lsquo;simultane TBE&rsquo; en een &lsquo;historische TBE&rsquo;. In dat opzicht wil de wetgever de creatieve toepassing van de doelgroepvermindering eerste aanwervingen fnuiken. Sociale bijdragen 2022 - zelfstandigen Vanaf maart 2022 zal een &lsquo;gevestigde&rsquo; zelfstandige zelf kunnen bepalen op welk inkomen de &lsquo;voorlopige&rsquo; sociale bijdrage(2) wordt berekend. Indien een zelfstandige verwacht dat het inkomen lager zal liggen dan 3 jaar geleden, kan er via een gemotiveerde aanvraag een aanpassing van de sociale bijdragen doorgevoerd worden, zonder rekening te houden met bepaalde drempelbedragen die voorheen van toepassing waren. Opgepast! Indien er achteraf toch te weinig sociale bijdragen betaald werden, dan moet er op het tekort nog een vermeerdering van 3% per kwartaal en 7% per jaar betaald worden. Deze vermeerderingen zijn niet (meer) aftrekbaar in de personenbelasting. Het zal dus van belang zijn om een goede inschatting te maken van het inkomen om pijnlijke verhogingen achteraf te vermijden. Ingekomen belastingplichtigen en onderzoekers Sinds 1 januari 2022 is de nieuwe fiscale regeling voor &lsquo;inkomende belastingplichtigen en inkomende onderzoekers&rsquo; van kracht. Deze nieuwe wetgeving vervangt de administratieve circulaire van 8 augustus 1983 betreffende &lsquo;het bijzonder fiscaal statuut voor buitenlandse kaderleden in Belgi&euml;&rsquo;. Na 38 jaar werd een administratieve toelating eindelijk in een wettekst gegoten. Deze nieuwe regeling wordt uitgebreid besproken in dit vakblad. Single permit Voor niet-EU burgers dient een gecombineerde vergunning aangevraagd te worden indien het verblijf en de tewerkstelling een beoogde periode hebben van meer dan 90 dagen in Belgi&euml;. Indien deze periode korter is dan 90 dagen, moet er nog steeds een afzonderlijke arbeidskaart en -vergunning worden aangevraagd. De oude regels blijven ook gelden voor stagiairs, tewerkstelling in het kader van een Europese Blauwe Kaart en grensarbeiders voor een periode tot twaalf maanden. Vanaf 1 oktober 2021 kunnen alle aanvragen voor een gecombineerde vergunning van bepaalde duur in Belgi&euml; alleen nog ingediend worden via &eacute;&eacute;nzelfde uniek loket &ldquo;Working in Belgium&rdquo; Gecombineerde vergunning van bepaalde duur - Working in Belgium (socialsecurity.be). De Dienst Economische Migratie kent momenteel een grote toevloed aan aanvragen waardoor de doorlooptijd vandaag 10 weken bedraagt. Dien uw aanvraag dus tijdig in, want een &ldquo;illegale tewerkstelling in Belgi&euml;&rdquo; is verboden. DBV BE-FR Het Belgisch-Frans dubbelbelasting verdrag is een oud-verdrag en is voege sinds 1964 en wijkt op vele punten af het OESO-modelverdrag. Na lang onderhandelen is er een compromis gevonden over een nieuw dubbelbelastingverdrag dat meer in overeenstemming ligt met het OESO-Modelverdrag. Dit nieuw verdrag zal normaliter in werking treden vanaf 1 januari 2023 en zal toch op bepaalde punten grote wijzigingen tot gevolg hebben voor mobiele werknemers. COVID19 akkoorden COVID19 heeft ook een grote impact op werknemers die op regelmatige basis in het buitenland (lees: niet in Belgi&euml;) een dienstbetrekking uitoefenen. Door opgelegde reisbeperkingen, verplicht thuiswerken, quarantaineregels, &hellip; kunnen hier ook fiscale gevolgen ontstaan zonder dat de werknemer hier (mogelijks) verantwoordelijk voor is. Dit enkel als gevolg van opgelegde regels. Ook kunnen ongewilde gevolgen ontstaan op administratief, financieel en kostenperspectief vlak. Om dit op te vangen, zijn de zogenaamde COVID19-akkoorden ontstaan die nu voor de 8e keer verlengd werden. Belgi&euml; heeft dergelijke COVID-akkoorden gesloten met Frankrijk, Duitsland, Luxemburg en Nederland. Met deze 4 landen werden in de loop van december de akkoorden verlengd tot 31 maart 2022. Deze datum zal stilzwijgend verlengd worden voor een bijkomende periode van 3 maanden, tot en met 30 juni 2022, tenzij het door een van de bevoegde autoriteiten wordt be&euml;indigd door daarvan schriftelijk kennis te geven ten minste &eacute;&eacute;n week voor 31 maart 2022. Wat met de toekomst? De meerderheid van de werknemers en werkgevers hebben de smaak te pakken omtrent de voordelen van telewerk waardoor we kunnen vermoeden dat telewerk niet zal verdwijnen &ldquo;na corona&rdquo;. Voor werkgevers is het dan ook belangrijk om de nodige acties te ondernemen rond werkorganisatie, telewerk-policy&rsquo;s, aanpassingen arbeidscontracten, nakijken arbeidsongevallenverzekeringen, terbeschikkingstelling apparatuur en dergelijke meer. Klokkenluidersrichtlijn Tegen 17 december 2021 moest Belgi&euml; de Europese klokkenluidersrichtlijn in Belgische wetgeving omgezet hebben, maar Belgi&euml; heeft deze deadline niet gehaald. De klokkenluidersregeling houdt ondermeer in dat er een meldingsprocedure moet opgezet worden voor personen die inbreuken op de EU-wetgeving genoemd in de Richtlijn melden. Denk aan inbreuken met betrekking tot overheidsopdrachten, financi&euml;le diensten, witwaspreventie, volksgezondheid, gegevensbescherming. Het is te verwachten dat de omzetting pas in de zomer van 2022 zal plaatsvinden, toch zijn Belgische klokkenluiders wel al beschermd, maar bij represailles moet de klokkenluider zich voorlopig wenden tot de Belgische Staat en niet tot de betrokken onderneming. Noten 1. Een 'kost eigen aan de werkgever' is een kost die door een werknemer (of bedrijfsleider) wordt gemaakt, maar eigenlijk een beroepskost uitmaakt voor zijn of haar werkgever (of vennootschap). In hoofde van de werkgever is die kost aftrekbaar. In hoofde van de genieter vormt de terugbetaling geen belastbaar inkomen. De terugbetaling van deze kosten kan gebeuren o.b.v. werkelijke bewijsstukken (variabel) of o.b.v. forfaitaire vergoedingen (vast &ndash; o.b.v. ernstige normen). 2. Een voorlopige bijdrage wordt berekend op het inkomen van 3 jaar terug en de definitieve bijdrage is verschuldigd op het inkomen van het jaar zelf.